Nadmiar zadań – 7 pomysłów jak dać rade

Nadmiar zadań – 7 pomysłów jak dać rade

wpis w: Rozwój osobisty | 0

W pracy zawodowej masz mnóstwo zajęć, wiele projektów, wiele zadań. Wszystko na wczoraj. Krótko mówiąc przychodzisz do pracy i nie wiesz w co ręce włożyć. Wymagający szef i nie mili klienci. Po odbębnieniu pracy na etacie wracasz do domu, a tam kolejna robota. Dzieci czekające na Ciebie i wymagające wielkich pokładów energii, zepsuty prysznic, ściana do przemalowania, a do tego wszystkiego coś dziwnie warczy w samochodzie. Zarwane noce, ciągłe obietnice, że na jutro będzie ok. Wieczne zmęczenie i brak sił na wszystko. Znasz takie uczucie? Jeżeli tak to czytaj dalej ten artykuł.

Poniżej spisałem siedem pomysłów jak poradzić sobie z nadmiarem zadań.

1. Zapisuj

Jeżeli wszystko spiszesz w jednym miejscu zobaczysz ile naprawdę rzeczy masz do zrobienia. Spójrz na wszystko z wielkim dystansem. Wielkie problemy staną się mały sprawami.

Dla ułatwienia możesz podzielić zadania na kategorie, np.:

– zawodowe (wszystko co związane z pracą)

– domowe (to co dotyczy domu, rodziny itp.)

– inne (wszystkie sprawy spoza dwóch powyższych kategorii, np. sprawy w urzędzie, spotkania z przyjaciółmi itp.)

Kiedy wszystko wypiszesz i podzielisz na odpowiednie kategorie zastanów się nad priorytetem każdej ze spraw i wyznacz mierzalny termin na ich realizację. Na początek wybierz tylko kilka spraw do załatwienia np. w ciągu 3 dni.

Zamiast kartki papieru możesz użyć dokumentu „w chmurze”, który będziesz mieć zawsze przy sobie.

2. Deleguj

Jeżeli masz problem z realizacją zadań, projektów czy prostych czynności poproś kogoś o wykonanie ich za ciebie. W pracy zawodowej możesz poprosić kolegę o pomoc przy dokończeniu projektu. Nie powinien odmówić, a wspólna praca buduje więzi i stwarza okazje by razem wyskoczyć na przysłowiowe piwo.

W domu pewne czynności, które miałeś w planach może zrealizować dziecko, żona lub inna osoba. Wymianę żarówki w samochodzie możesz zlecić mechanikowi.

Zwróć uwagę, że każdą czynność możesz oddelegować komuś innemu. Łatwiej będzie ci zapanować nad całością, jeżeli wszystko będziesz koordynował aniżeli wszystko sam wykonywał. Czasem lepiej kogoś poprosić o przysługę lub zapłacić za wykonaną usługę niż tracić czas i nerwy na jej wykonanie.

 

3. Ciachaj zadania

Analizując całą listę zadań do wykonania pomyśl czy wszystko co tam wypisałeś faktycznie musisz zrealizować. Czy umówione piwo z kolegami musi odbyć się w najbliższą sobotę, kiedy w niedzielę masz spotkanie z przyszłymi teściami? Czy na pewno nie będziesz miał problemów „dnia następnego”? Czy na pewno musisz zabierać pracę do domu? Czy laptop lub telefon służbowy będą ci potrzebne przez najbliższe dni kiedy masz spokojny czas w pracy? Czy widząc, że powoli rozkłada cię grypa nie lepiej przez weekend odpocząć niż pójść ze znajomymi na łyżwy?

Jeżeli to możliwe w tym miejscu ciachaj niepotrzebne zajęcia. Lepiej coś zrobić porządnie (np. spotkać się w spokoju ze znajomymi) niż w pośpiechu coś zaliczyć (np. spotkać się ze znajomymi, ale myślami być zupełni w innym miejscu).

 

4. Nie obiecuj

Ta zasada dotyczy wszystkich zadań i projektów jakie masz do wykonania, np. szef w pracy pyta cię kiedy zakończysz projekt, a ty żeby nie wyjść na głupka odpowiadasz, że całość będzie gotowa za 2 dni, że już prawie kończysz, a doskonale wiesz że to jest nierealne.

Szef usłyszawszy taką wiadomość jest bardzo zadowolony i tę „świetną nowinę” przekazuje dalej, a ty w rzeczywistości prawie nie rozpocząłeś tego projektu. Potem siedzisz po nocach i nie wiesz jak to wszystko zamknąć. Kończy się tym, że albo nie zdążysz na czas, albo wykonasz zadanie „po łebkach”. Którą opcje wybierasz?

Teraz popatrz na to z drugiej strony…. Szef jest zadowolony, że dostanie tak szybko skończony projekt. Myśli sobie jaki jesteś wspaniały, ale gdy pojawia się deadline i przegląda co przygotowałeś okazuje się, że wypadłeś fatalnie. Projekt jest nieskończony i zrobiony „po łebkach”. Co byś pomyślał o takim pracowniku?

Czasem lepiej nie obiecywać gruszek na wierzbach i wyjść na uczciwego pracownika. Jeżeli sytuacja już tego wymaga wskaż większy bufor czasowy niż faktycznie przewidujesz na jego realizację. A jeżeli skończysz wcześniej będzie to plus dla ciebie.

 

5. Patrz w kalendarz

Aby w pełni zaplanować spisane zadania użyj kalendarza, gdzie spiszesz wszystkie działania w określonym czasie. Wszystko zaplanuj tak żebyś wiedział kiedy masz rozpocząć wykonywanie danego zadania i na kiedy ma być ono zrobione.

Zaplanuj harmonogram co dokładnie chcesz wykonać danego dnia w pracy zawodowej i trzymaj się tego planu. Nie zabieraj pracy do domu.

Metoda kalendarzowa jest po to by realnie spojrzeć w jakim czasie zrealizujesz dane zadanie. Pamiętaj jednak, że w kalendarzu wszystko można również przesunąć. Przykładowo, jeżeli zauważyłeś, że w tym tygodniu źle się czujesz i nie masz ochoty na wypad po klubach z kumplami to nie spotykaj się z nimi „na siłę”. Lepiej przesunąć wypad niż „zaliczyć” i się męczyć.

 

6. Nie czekaj na ostatnią chwilę

Wszystkie zadania jakie masz do zrobienia staraj się planować od razu. Nie czekaj na ostatnią chwilę. Czasem zdarza się, że projekty są na wczoraj, ale zawsze jest czas na ich przygotowanie. Ustalając priorytety nie czekaj aż zbliży się deadline. Planuj!

 

7. Działaj!

Wykonuj tyle ile potrafisz. Mierz siły na zamiary. Pamiętaj… odpoczynek też jest bardzo ważny.